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Importancia de la comunicacion

Es el proceso que consigue se hagan las cosas. Las funciones de planificacion, organizacion y control cobran importancia solo si hay una eficaz comunicacion.

La clave esta, entonces, no en la necesidad de comunicarse ( que es evidente y fuera de toda discusion ) sino en la forma en que debe darse la comunicacion, en que debe ser eficaz.

Proceso de Comunicacion

Es la transmision de informacion y comprension mediante simbolos orales y no orales.

Consta de :

comunicador ( quien ) Modelo de Shannon y Weaver

Comunicador Codificacion Mensaje y Medio Decodificacion Receptor

De comunicacion Retroinformacion

Mensajes no orales

Son los mensajes enviados mediante posturas, expresiones faciales, gestos y movimientos de manosy ojos. Tienen tanta importancia como la comunicacion oral.

Elkman y Friesen han clasificado el lenguaje corporal en 5 tipos de expresion:

El lenguaje corporal varia en significado de acuerdo a las distintas culturas y costumbres en los paises.

Comunicacion en las Organizaciones

Hay 4 direcciones en que se da la comunicacion al interior de una organizacion: hacia arriba, hacia abajo, horizontal, diagonalmente.

Comunicacion descendente:


Va desde las personas superiores jerarquicamente alas de menor posicion. Sus formas mas habituales son los memorandum, las instrucciones, las definiciones de politica, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.

Comunicacion ascendente

Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Segun los estudios es el canal de comunicacion mas ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no contestar y a los subordinados se les hace dificil comunicarse en forma eficaz. Sus formas mas habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.

Comunicacion Horizontal

Es la que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en la organizacion.

Comunicacion Diagonal:


Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organizacion. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u horizontal.

Los rumores son un canal informal de informacionEditar

Tienen un poderoso impacto en en la eficacia de una organizacion.

Todo rumor tiene 3 partes: objetivo, alegacion y fuente.

Se clasifican en 4 grupos:

Es bueno el Chismorreo?

Aspectos positivos:

Aspectos negativos:

Comunicaciones Interpersonales

Son las que se dan entre personas en situaciones de grupo y cara a cara.

Dentro de ellas debe considerarse: Estilos interpersonales:

Son la forma que una persona escoge para relacionarse con otras.

Para analizar estos estilos se presenta la Ventana Johari , una matriz que identifica 4 combinaciones de informacion conocida o desconocida por uno mismo y por los demas:

Palestra

Punto Ciego

Conocido por los demas

Fachada

Desconocido

Desconocido por los demas

Conocido por uno mismo

Desconocido por uno mismo


Estrategias Interpersonales

Son dos estrategias:

Exposicion: consiste en el proceso que la persona utiliza para aumentar la informacion conocida por otros . Puede dejar al individuo en una posicion vulnerable. Reducir la fachada y aumentar la palestra.

Retroinformacion : reducir el punto ciego y aumentar la palestra. Es decir es el proceso mediante el cual el individuo aumenta su informacion.

Estilos de Direccion

( relacionados con las estrategias de exposicion y retroalimentacion )

  • Tipo A : No usa ninguna de las estrategias. No le interesa ni aumentar su informacion ni la de los demas.Son retraidos y frios con los demas. Lideres autocratas. Comunicaciones deficientes.
  • Tipo B: Se apoyan en al retroinformacion, prescindiendo de la exposicion. No exteriorizan sus ideas. Suelen generar desconfianza.
  • Tipo C: Solo estan interesados en expresar sus ideas. Utilizan solo la exposicion.
  • Tipo D: es el estilo mas eficaz. Expresan libremente sus ideas y logran que los demas tambien lo hagan. Usan las dos estrategias.

Barreras a la Eficacia de las Comunicaciones Marco de referencia: las experiencias de comunicador y receptor suelen ser diferentes ( marcos de referencia ) por lo que el proceso de codificacion y decodificacion suele verse afectado. Se interpretara el mensaje de distinta manera. En el caso de una organizacion esto puede darse en las distintas funciones y en los distintos niveles. Atencion selectiva: consiste en fijarse solo en lo que confirma las ideas por parte del receptor. Todo lo que este en conflicto sera ignorado o distorsionado. Juicios de Valor: asignarle valor a un mensaje antes de recibir la comunicacion. Esto se basa en la evaluacion que hace el receptor del comunicador. Credibilidad de la fuente: es la confianza que tiene el receptor en lo que dice el comunicador. Problemas semanticos: se relaciona con el significado que dan las personas a las mismas palabras. Lo que dice uno puede no tener significado o importancia para el otro. Filtracion: es la manipulacion de la informacion para que el receptor la encuentre positiva. Ocultar algunos aspectos. Lenguaje de grupo: utilizar palabras o expresiones que solo tienen sentido para los miembros de un determinado grupo. Diferencias de status: pueden complicar la comunicacion al percibirse como amenazas las opiniones de subordinados. Comportamiento proxemico: referido al uso del espacio en las comunicaciones. ( 4 zonas: Intima, personal, social y publica ). Puede haber problemas cuando hay comportamientos proxemicos diferentes entre receptor y comunicador. Presiones de tiempo: Por problemas de tiempo puede verse afectada la comunicacion. El problema mas grave es el cortocircuito ( por fallas de tiempo alguien que debio estar en el circuito de comunicacion se quedo afuera ). Exceso de comunicaciones: informacion abrumadora en cantidad. Como mejorar la comunicacion en la organizacion

Se deben llevar a cabo dos tareas: Mejorar los mensajes Mejorar la comprension de estos ( siendo un mejor codificador y decodificador, esforzandose por que le entiendan y entender ). Para ello existen las siguientes tecnicas:

  • Seguimiento: supone asumir que uno no esta siendo comprendido, por lo que se tratara de establecer esa comprension del sentido del mensaje.
  • Regulacion del flujo de informacion: para evitar el exceso de comunicaciones ( Se basa en el principio de la excepcionalidad, es decir, comunicar solo las desviaciones importantes de lo prescrito en las politicas y procedimientos a los superiores ).
  • Utilizacion de la Retroinformacion: constituye el canal que permite la respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha producido la respuesta esperada por el comunicador.
  • Empatia: ponerse en el lugar del otro ( el receptor ) para prever la forma en que probablemente se decodificara su mensaje.
  • Repeticion: para asegurarse que si no se entendio una parte del mensaje, la otras transmitiran uno identico.
  • Fomentar la confianza mutua
  • Buscar el mejor momento
  • Simplificar el lenguaje
  • Escuchar eficazmente ( mas que ser entendido por otros es importante entender lo que otros estan diciendo )
  • mensaje ( que )
  • medio utilizado ( como )
  • destinatario ( a quien )
  • retroinformacion ( con que resultado )
    • Comunicador: es el individuo con ideas , intenciones, informacion y cuyo objetivo es comunicarse.
    • Codificacion: convertir las ideas en un conjunto sistematico de simbolos. Formato que permite expresar las ideas.
    • Mensaje: es lo que se espera comunicar. Puede ser oral o no; tambien puede ser buscado o no.
    • Medio: forma como se envia el mensaje. Seleccionarlo bien es vital para una comunicacion eficaz.
    • Decodificacion y Receptor: van unidos pues la persona que es el destinatario del mensaje debe interpretarlo. Cada uno realiza ese proceso de decodificacion de forma diferente, y mientras mas cerca este la decodificacion a lo que pretende el comunicador mejor sera la comunicacion.
    • Retroinformacion: permite determinar si se ha recibido el mensaje y si ha dado lugar a la respuesta buscada. Procesos de comunicacion de doble direccion.
    • Ruidos: son factores distorsionadores de la intencion que persigue el mensaje.
    • Emblemas: gestos parecidos a un idioma ( que transmiten de inmediato una palabra o frase convenida ).
    • Ilustradores: gestos que intentan representar de forma grafica lo que se dice.
    • Reguladores: movimientos que regulan una conversacion ( para que se hable mas lento, para que explique lo que dijo )
    • Adaptadores: son las expresiones que se usan para ajustarse sicologicamente a una conversacion o situacion.
    • Demostraciones de emocion: en general son las expresiones faciales y posiciones del cuerpo que comunican las emociones.
    • Ilusiones o deseos: son los mas positivos, pues expresan los deseos de quienes los emiten.
    • Metemiedos : obedece a los temores y ansiedades de los emisores.
    • Cicateros: son los mas agresivos y perjudiciales. Dividen a los grupos y atacan la lealtad. Tienden a desprestigiar a una empresa y provocan enfrentamientos.
    • Estimulantes: son los que tratan de adelantarse a los hechos. Se producen cuando los empleados llevan mucho tiempo esperando una noticia.
    • actua como un sistema de advertencia a los empleados
    • consolida sentimientos de amistad
    • permite expresar los sentimientos de frustracion y la irritacion
    • descargar tensiones y aliviar el stress.
    • Pulir tecnicas de observacion y comprension de otros.
    • Apoyo y desarrollo de la cultura organizacional
    • negativo impacto en la productividad
    • perdida de tiempo al ocuparse en ellos
    • El estilo interpersonal
    • La estrategia interpersonal
    • El estilo de direccion